Sería injusto negar la utilidad de los tableros Kanban para aquellos que buscan una herramienta de visualización de primera clase. La gestión de proyectos requiere una excelente coordinación para obtener los mejores resultados y ser capaz de obtener una ilustración adecuada y procesable es siempre una ventaja.
Aunque hay variantes físicas, es difícil encontrar una que esté a la altura de sus componentes de software. En este sentido, es posible que haya oído hablar del software de tablero Kanban y que ahora se pregunte cuál es el adecuado para las necesidades de su proyecto.
Ahí es donde entra en juego la siguiente información. No todos los sistemas de tableros Kanban son iguales y hay que entender los beneficios o defectos de los mismos cuando se trata de algunas de las mejores opciones del mercado.
Lo que se obtiene aquí es una revisión general de los diez mejores, así como alguna información orientativa para llamar su atención sobre los elementos esenciales que debe considerar antes de comprometerse con una compra.
1. ¿Qué es Kanban?
Introducido por Taiichi Ohno y perfeccionado por David J. Anderson, el método Kanban es un proceso cuyo objetivo es mejorar continuamente lo que se hace. La adaptación de Anderson hizo que el método Kanban fuera más aplicable a diversos sectores, como el de las ventas, la contratación, el marketing y la informática.
En la práctica, hay cuatro principios básicos que rigen el funcionamiento del método. La primera es empezar con lo que está haciendo actualmente. En segundo lugar, hay que adoptar una mentalidad de progreso gradual.
El tercer principio es hacer el trabajo inicialmente dentro de los títulos de trabajo, normas y responsabilidades actuales, y sólo hacer los cambios necesarios que se identifican y ejecutan como un esfuerzo de equipo. Por último, debe fomentarse el liderazgo a todos los niveles
Además de los principios, la metodología cuenta con seis actividades básicas, lo que facilita la identificación de ideas útiles que se utilizan para guiar el flujo de trabajo. Estos son los siguientes:
Visualizar el flujo de trabajo
Limitar la cantidad de trabajo en curso (WIP) en la ecuación
Gestionar eficazmente el flujo de trabajo
Eliminar la ambigüedad en torno a las políticas de procesos
Iniciar la creación de bucles de retroalimentación
Desarrollar de forma experimental y mejorar en colaboración.
Ahora que entiende en qué consiste el principio de Kanban, es el momento de sumergirse en los sistemas de software y lo que tienen que ofrecer.
Cuando se trata de software Kanban, pocos son más populares que Monday.com. Lo que tienes aquí es una herramienta eficaz de gestión de tareas que ofrece características básicas como tableros, equipos, espacios de trabajo y más. A menudo destaca por su diseño increíblemente intuitivo y su estilo de columna flexible que permite introducir datos de diversos tipos.
Tener vistas relevantes es una parte importante de cualquier herramienta Kanban de buena reputación, y Monday.com es experto en esto también. Una vez introducidos los datos, con un solo clic puede mostrar diferentes vistas cuando lo desee.
Los ajustes de vista no se aplican de forma generalizada, lo que ha sido una excelente decisión de diseño. Por lo tanto, los miembros del equipo pueden elegir cómo trabajar mejor a nivel individual. Mientras que a una persona le puede gustar y ser más productiva cuando utiliza la vista de calendario, otra puede preferir el tablero Kanban y el diagrama de Gantt.
Se utiliza un único almacén de datos que sincroniza sistemáticamente la información en tiempo real. Esto hace que sea increíblemente fácil para los que trabajan en un proyecto mantenerse al día con las actualizaciones sobre la marcha.
Aunque muchas de las funciones incluidas en el diseño son de nivel experto, incluso los principiantes pueden beneficiarse enormemente de Monday.com. La plataforma incluye una amplia biblioteca de tutoriales que permite a los interesados aprender más sobre la navegación y el conjunto de funciones.
Beneficios
Interfaz de usuario increíblemente intuitiva
Muchas integraciones para elegir
Una gran cantidad de recursos disponibles para la formación
Herramientas de colaboración similares a las redes sociales
Desventajas
Limitaciones en los planes de las principales características
La estructura de precios puede ser difícil de entender
Junto a Monday, Trello es otro programa Kanban bastante común y popular. Gran parte de ello se debe a que son muy buenos en lo que hacen. Otros tableros Kanban suelen tener la funcionalidad principal flanqueada por una característica extra, ya que intentan aumentar el atractivo de la experiencia del usuario.
Trello, por otro lado, es esencialmente un tablero Kanban sin adornos adicionales. Pero no me malinterpretes, esto no significa que lo que pueden hacer otras aplicaciones Kanban sea innecesario. Al mismo tiempo, tampoco significa que el enfoque de Trello sea el correcto.
Lo que sí es cierto es que Trello sigue asumiendo grandes proyectos, al igual que sus competidores contemporáneos. También hay características que permiten ampliar el tablero Kanban más allá de su funcionalidad básica. Algunos de ellos son sus archivos adjuntos, la suite de colaboración, la automatización, los filtros y la posibilidad de utilizar varios espacios de trabajo.
No se necesita mucho esfuerzo para poner en marcha un espacio de trabajo y el propio flujo de trabajo de Kanban es increíblemente sencillo. Es un estilo de arrastrar y soltar, pero se ofrece personalización en cuanto a su fondo y campos.
Hay soporte para usar integraciones, y la lista de servicios que se pueden integrar es bastante respetable. Por lo tanto, aunque en un principio te inclines a pensar que Trello no es suficiente para las necesidades de colaboración y de proyectos de tu equipo, te convendría echarle un segundo vistazo.
Si la flexibilidad es importante para tu flujo de trabajo, Asana es un excelente programa para tableros Kanban. Todo su diseño se basa en simplificar la gestión del trabajo en equipo. La cómoda compatibilidad con diferentes plataformas permite a los miembros del equipo utilizar el sistema mientras están sentados en un escritorio o en movimiento. Esto se debe a la elección del diseño para tener tanto una interfaz web fácil de usar como una aplicación móvil.
Hay un tablero Kanban básico que forma parte central del diseño, que permite personalizar las tareas y seguir los movimientos. Con una sola vista, se puede obtener una visualización bastante profunda de lo que está sucediendo. Esto puede mejorarse con la creación de columnas que representen las diferentes etapas por las que puede pasar el trabajo.
Algunos ejemplos de posibles etapas son “nuevas tareas”, “tareas en espera” y “tareas completadas”. Por supuesto, puede añadir etapas según desee para asegurarse de que el diseño refleja el tipo de flujo de trabajo que utiliza su equipo.
es increíblemente refrescante que la plataforma de software se adapte a los requisitos específicos de su equipo y no al revés. Esto significa que es más fácil hacer un seguimiento de lo que es importante y dejar que el resto se deseche cuando corresponda.
Hay una función de cronograma que debería ayudarte a planificar de forma eficiente, mostrando cómo encaja cada elemento del proyecto. Las funciones de automatización forman parte del paquete y la línea de tiempo puede hacer uso de ellas, simplificando considerablemente el lugar de trabajo.
Ver las actualizaciones en tiempo real es otra opción de diseño que se agradece, al igual que recibir alertas cuando se asignan tareas o se realizan revisiones. La transparencia también es una parte importante de la oferta de Asana, y hace que la responsabilidad sea una parte central de cómo trabaja tu equipo.
Beneficios
Fácil funcionalidad de informes de proyectos
Creación de tareas recurrentes
Creación de enlaces de proyectos
Automatizaciones con reglas personalizables
Desventajas
No se exporta a formato PDF u hoja de cálculo, lo que es típico de los informes
La curva de aprendizaje puede ser un poco empinada
Otro sistema de software Kanban común no es otro que Proofhub. Una de sus características más importantes es su elemento de hoja de ruta, que permite hacer un seguimiento fácil de los plazos de las tareas. Es un sistema muy visual que permite a los miembros del equipo realizar una autogestión más allá de las expectativas del director del proyecto.
Esto se debe a que es increíblemente conveniente ver las tareas actuales que fluyen a través de los distintos pasos en el tablero Kanban. Con un seguimiento tan eficaz del progreso, todo el mundo es muy consciente de cuándo el flujo de trabajo actual mantiene las cosas en el buen camino o cuándo es el momento de pivotar para que las cosas vuelvan a estar donde deben estar.
Las listas de tareas son una parte importante del diseño, y esto se combina con la capacidad de suscribir tareas a los miembros del equipo pertinentes. A un nivel más granular, un miembro del equipo que se suscribe a una tarea no necesita suscribirse a todos los pasos; la inclusión puede gestionarse libremente a nivel de paso. Asociar un flujo de trabajo con una lista de tareas obviamente añade experiencia.
El resultado es una excelente representación visual de las etapas del flujo de trabajo en forma de columnas, y todo el mundo puede entender fácilmente lo que se requiere en cada etapa y dónde se necesita su aportación.
Otras características que es importante destacar son llamar la atención sobre las menciones especiales utilizando el signo “@”, crear tareas recurrentes, establecer prioridades para las tareas, dividir las tareas en subtareas más pequeñas, crear acciones prioritarias, etc.
Beneficios
Increíble equipo de atención al cliente
Se admite un número ilimitado de usuarios durante la tarificación
El sitio web está optimizado para móviles, lo que permite utilizar Proofhub sobre la marcha
Integración con aplicaciones de calendario externas
Algunos de estos diseños de software Kanban se crean específicamente para casos de uso particulares. Por ejemplo, por muy capaz que sea Asana, no es necesariamente escalable y está pensado para equipos más pequeños. SwitftKanban es una solución Kanban empresarial, lo que significa que ayuda a los gestores de proyectos a asimilar grandes equipos en el flujo de trabajo de manera eficiente.
Tenga en cuenta que la plataforma está construida para dar cabida a grandes equipos co-localizados, así como a equipos distribuidos. Lo consigue con sus típicos elementos Kanban, pero los complementa con los principios de Scrum y la gestión visual. Como resultado, tendrá la oportunidad de mejorar la colaboración empresarial y la ejecución de tareas, al tiempo que aprovecha las metodologías ágiles.
Las actualizaciones en tiempo real son siempre bienvenidas en este tipo de aplicaciones, y SwiftKanban las proporciona. Varios equipos pueden visualizar en qué están trabajando los miembros de su equipo y en qué punto de los procesos especificados se encuentran. Poder ver esta información actualizada sobre la marcha les permite reaccionar con eficacia.
El diseño de SwiftKanban también permite definir los límites del trabajo en curso, destacar los cuellos de botella, codificar por colores, etc. La automatización también forma parte de la oferta, y se controla mediante reglas. Los usuarios pueden establecer criterios y, cuando se cumplen, las acciones deseadas se realizan automáticamente en el tablero Kanban del usuario. Esta es siempre una forma eficaz y recomendada de gestionar las tareas repetitivas.
Se traduce en la capacidad de centrarse en otros elementos críticos que pueden requerir atención. También se incluyen sugerencias basadas en la IA, que proporcionan recomendaciones cuando se crean tarjetas basadas en tarjetas anteriores. La lista de posibles integraciones es bastante amplia, incluyendo las típicas herramientas y aplicaciones de productividad.
Beneficios
Diseño fácil de usar del tablero Kanban
Elementos para el seguimiento de los hitos
Escalabilidad
Gestión de la cartera de pedidos
Funciones de colaboración
Una amplia gama de posibles herramientas de integración
Mapeo de enlaces
Elementos analíticos avanzados
Diseño fácil de usar
Desventajas
El uso de plantillas preconstruidas no es muy conveniente ya que las opciones son limitadas
Uno de los mayores atractivos de Wrike es su gran versatilidad. Además, la aplicación web resulta ser increíblemente fácil de usar. Si bien se incluyen los típicos tableros Kanban, como es de esperar, hay una gran cantidad de otras características de gestión que se incluyen en el diseño. Este es otro sistema que puedes adaptar a tus necesidades.
Los usuarios de Wrike suelen hacer que la plataforma se adapte a su forma de trabajar y no al revés. Permite acelerar y optimizar el flujo de actividades del equipo. Además, se pueden utilizar sin problemas diferentes vistas de informes, lo que permite a los gestores de proyectos y a otros usuarios mantenerse al día sobre el progreso del proyecto en tiempo real.
Aunque puedes crear tus propias plantillas desde cero, Wrike también fomenta la reutilización, ya que hay una variedad de plantillas de proyectos basadas en Kanban y de otros estilos incluidas, cuyo objetivo es ayudar a los equipos a ponerse al día rápidamente con el software.
La gestión de las clases de trabajadores es otra parte impresionante del diseño. Esto significa que puede gestionar y programar trabajadores a tiempo parcial, contratados, a tiempo completo, de temporada y de fin de semana sin tener que hacer consideraciones manuales. En su lugar, puede simplemente utilizar las etiquetas que Wrike incluye. Cuando se hace esto, la plataforma evalúa la disponibilidad única de cada miembro del equipo a medida que se elaboran los calendarios.
Existe un número respetable de integraciones con sistemas de software de varias clases, incluyendo ventas, marketing e incluso gestión de archivos.
Beneficios
Permite la gestión fluida de proyectos pequeños y grandes
La gestión de la clase de trabajo se encarga parcialmente de la programación
La gestión de tareas es sencilla
Interfaz de usuario visualmente atractiva
Desventajas
Las vistas del tablero Kanban son limitadas
El programa tiene buena pinta, pero la experiencia del usuario puede ser compleja
Jira, desarrollada por Atlassian, es otra herramienta de gestión de proyectos muy popular. Uno de sus mecanismos únicos es el hecho de que permite integraciones con otros tableros Kanban. De hecho, algunas de las otras opciones de esta lista ofrecen algún tipo de integración con Jira. La gestión de proyectos y el seguimiento de los problemas están en la vanguardia del diseño de esta plataforma.
Además del flujo de trabajo típico de Kanban, también puede aprovechar las metodologías ágiles como scrum, si así lo desea. Para ello, se incluyen sprints ágiles, así como puntos de historia e historias de usuario, con el apoyo de múltiples vistas del proyecto.
La transparencia está integrada en el flujo de trabajo de Jira, y permite asignar tareas con ajustes de prioridad. En los tableros Kanban, se utilizan configuraciones de columnas y se incluyen restricciones de trabajo en curso para ayudar a controlar el flujo de trabajo y proporcionar instantáneas visuales rápidas. Se incluyen otras funciones de gestión de proyectos, como la elaboración de informes y la colaboración.
Es importante tener en cuenta que, si bien las capacidades de elaboración de informes son amplias, los tipos de exportación a los que se puede acceder directamente desde la caja son, en el mejor de los casos, básicos. Está en tus manos crear estilos de informes más complejos, pero aprender a hacerlo requiere asumir una curva de aprendizaje y depender de soluciones de terceros.
Jira es capaz de manejar tanto flujos de trabajo complejos como simples, según sea necesario. También se ofrecen plantillas, lo que le permite iniciar un sistema con un comienzo rápido. Tenga en cuenta que las plantillas no sólo son personalizables, sino que sus cambios se guardan y pueden ser referenciados como plantillas incorporadas más tarde, lo que es genial cuando tiene futuros proyectos que pueden tener los mismos parámetros.
Beneficios
Seguimiento de errores para equipos de desarrollo de software
Priorización y etiquetado de tareas
Análisis predictivo
Uso y combinación de la metodología ágil
Desventajas
La aplicación móvil no está muy bien optimizada
Los informes no son reutilizables
El límite de tamaño de los archivos por defecto es bastante pequeño
La construcción de plantillas es una gran parte de lo que hace que SmartSheet sea excepcional. Cuando se tiene una suscripción, se tiene acceso inmediato a cientos de opciones de plantillas.
Si bien puedes navegar por toda la colección, puedes optimizar aún más las cosas para tu equipo porque las plantillas están ordenadas por defecto. El orden se basa en el tipo o la industria, por lo que puede tomar los que son relevantes para usted.
El conjunto de funciones que hace que SmartSheet sea excepcional incluye la gestión de contratos legales, la documentación de la productividad del equipo, las hojas de evaluación del rendimiento, la evaluación del valor de vida del cliente, etc. Como puede ver, una de las ventajas son las características que algunos pueden considerar oscuras y muy específicas.
No sólo hay diferentes puntos de vista, sino que también es fácil cambiar entre ellos. Los diagramas de Gantt, por ejemplo, son un estilo de vista muy solicitado y popular para los gestores de proyectos y otros miembros del equipo. Por otro lado, la vista típica de Kanban también es sencilla y atractiva. Si lo desea, al utilizar SmartSheet, puede alternar fácilmente entre ambos cuando lo desee.
Resulta que la plataforma SmartSheet es altamente personalizable, lo que le permite asegurarse de que lo que ofrece satisface las necesidades de su equipo. Sin embargo, construirlo por su cuenta es bastante difícil al principio. Por lo tanto, necesita y debe confiar en la experiencia del equipo de atención al cliente para asegurarse de que está configurado de la manera que necesita.
Aunque esto puede considerarse una desventaja, hace que las cosas sean más atractivas para los equipos que pueden estar bajo el paraguas de los servicios profesionales o los que son increíblemente nicho. Incluso más allá de la configuración inicial, es difícil negar que aprender a aprovechar las ofertas de SmartSheets no es la tarea más sencilla.
Se ofrece una gran cantidad de integraciones, incluidas las aplicaciones empresariales y las principales herramientas de desarrollo. El uso de webhooks y una API REST hace que SmartSheet sea altamente extensible.
Beneficios
Capacidades de personalización increíblemente granulares
Hay varias opciones de visualización disponibles
Diseño atractivo de la interfaz de usuario
Los cuadros de mando son personalizables y muy completos
Excelente atención al cliente
Desventajas
La curva de aprendizaje es increíblemente empinada
Kanbanize es considerado por algunos como el mejor tablero Kanban disponible para aquellos que trabajan en el desarrollo de software. Sus tableros son increíblemente flexibles y se puede implementar el uso de reglas de negocio para la automatización.
Esto va más allá de las tareas, ya que puede establecer criterios que apliquen la automatización a las interacciones, los enlaces y otros procesos. Las vistas son increíblemente importantes para los gestores de proyectos que necesitan poder ver las cosas en números e ilustraciones. Kanbanize ofrece una serie de vistas relevantes para este propósito, incluyendo informes para la previsión de fechas de finalización.
Estos utilizan el flujo de tarjetas en la jerarquía de tarjetas Kanban para hacer previsiones. También se incluyen epopeyas con enlaces entre diferentes equipos e historias de usuario, lo que suele ser muy deseado por los equipos de desarrollo de software.
Kanbanize elimina muchas conjeturas, comprobaciones manuales y supervisión, ya que rastrea y actualiza los proyectos y sus flujos de trabajo incluidos en tiempo real. Además, también realiza informes de estado automáticos. Al menos, evita la necesidad de crear informes y utilizar cuadros de mando a menos que sean extremadamente necesarios. En su lugar, tienes la posibilidad de obtener tus actualizaciones de estado de un vistazo.
Se dispone de amplias funciones de análisis en forma de gráficos de antigüedad de trabajos en curso, gráficos de dispersión de tiempos de ciclo, mapas térmicos de tiempos de ciclo, simulaciones Monte Carlo y gráficos de flujo acumulado. Kanbanize se integra con una serie de herramientas de productividad para mejorar aún más la experiencia del usuario.
Beneficios
Diseño eficiente
Funciones incluidas para apoyar exclusivamente a los equipos de desarrollo de software
Potentes herramientas de análisis
Diseño atractivo
Desventajas
La priorización de los atrasos puede ser un verdadero desastre
El último programa Kanban no es otro que Stackfield. Va más allá de las funciones típicas, ya que se centra en hacer más eficiente la colaboración. Por lo tanto, usted obtiene increíbles características como tareas, discusiones, páginas, eventos y conferencias, incluso si utilizan su tablero Kanban regular.
También se incluyen funciones basadas en las salas, como los grupos de salas y las plantillas de salas. Cada sala creada tiene su propio tablero Kanban, gestor de archivos, calendario, página de tareas y debate
Algunos proyectos son increíblemente grandes y tienen equipos distribuidos, y la naturaleza modular de Stackfield significa que cada equipo puede ser encapsulado, y todavía pueden alimentar el proyecto general
No espere encontrar ninguna opción de diseño de nicho, ya que una amplia gama de casos de uso, como la gestión de la propiedad, la contratación y el desarrollo de software, son efectivamente compatibles. Hay integraciones con otras herramientas. Son fáciles de usar, lo cual es otro argumento para elegir el sistema.
Beneficios
Las opciones organizativas son flexibles
Características de seguridad excepcionales
Controles de acceso granulares
División de los equipos
Videoconferencia
Desventajas
Opciones de integración limitadas
Algunas funciones tienen una pronunciada curva de aprendizaje
Así que ahora que has visto las herramientas, la pregunta es ¿cómo elegir una? Pues bien, he aquí algunos puntos a tener en cuenta con una breve descripción de cómo se debe pensar en cada uno de ellos.
3.1 Aprendizaje y apoyo
Cuando adquiera su suscripción, la instalación puede no ser sencilla. En la página de incorporación, querrás confirmar que el equipo de soporte de la plataforma te ayudará a configurar todo desde el principio.
Más allá de eso, a veces hay partes de un sistema Kanban que no están claras o que no funcionan como se pretende. Asegúrese de que los canales y el calendario de asistencia no suponen un posible cuello de botella para sus necesidades de gestión de proyectos.
3.2 Costes
Evalúe los planes y precios que ofrece un sistema de software de tablero Kanban y elija uno que se ajuste a su presupuesto. Quizás una opción de licencia por usuario sea mejor para un equipo pequeño, mientras que un pago único con usuarios ilimitados es mejor para un equipo más grande.
3.3 Interfaz de usuario
Lo último que quieres es una interfaz de usuario complicada y poco intuitiva; asegúrate de tomarte el tiempo necesario para ver cómo es el programa. Si es posible, solicite una demostración o una prueba de concepto. También puede aprovechar las pruebas gratuitas cuando sea posible.
3.4 Integraciones
Es posible que pueda mejorar su experiencia integrando las aplicaciones existentes en su configuración de Kanban. Dedique tiempo a averiguar si se ofrecen las integraciones específicas que necesita.
3.5 Análisis
Las previsiones y otros análisis son innegociables para que los gestores de proyectos puedan controlar el flujo de tareas y la gestión de la información necesaria. Se necesitan herramientas que apoyen esta necesidad.
3.6 Escalabilidad
Tu equipo puede crecer con el tiempo. La cuestión es hasta qué punto su sistema de software de tablero Kanban puede crecer con su equipo.
3.7 Colaboración
Recuerda que todo el trabajo realizado es un esfuerzo de equipo. La comunicación, el etiquetado, los foros de debate, etc., son deseables porque permiten a los miembros del equipo colaborar eficazmente.
3.8 Limitaciones de los trabajos en curso
La limitación del trabajo en curso es un concepto clave del principio Kanban. Los sistemas de software que lo aplican por defecto se integran perfectamente en el flujo de trabajo.
4. Conclusión
Los sistemas de gestión kanban son excelentes para proporcionar la funcionalidad de gestión de proyectos, al tiempo que se adaptan a los requisitos de mejora continua del principio subyacente. Se le mostraron diez excelentes opciones en el mercado, así como lo que las hace atractivas.
Revise cada uno de ellos, incluso más allá de la información presentada aquí, y tenga en cuenta los elementos de la sección inmediatamente anterior antes de realizar su compra.
5. Preguntas frecuentes (FAQ)
5.1 ¿En qué se diferencian los enfoques Kanban y Agile?
Los enfoques ágiles se basan en la adaptación continua, mientras que los enfoques Kanban se basan en la mejora continua.
5.2 ¿Para qué tipo de proyectos son más adecuados los programas Kanban?
Aunque puede aplicarse a proyectos de mayor envergadura, los programas Kanban son más adecuados para los equipos que gestionan proyectos pequeños y medianos.
5.3 ¿Es Kanban un proceso basado en pull o en push?
Cuando el ancho de banda está disponible, los miembros del equipo tiran del trabajo hacia ellos, lo que convierte a Kanban en un proceso basado en la extracción.
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